Hur mycket tid sitter du i möten? Hur effektiva är de? Får ni gjort det ni vill och ska? Går
ni ifrån dem inspirerade, samspelta och fokuserade? KC Groups chefscoacher Søren Holm och Lena Sobel, bidrar här i ett inlägg om hur du kan förbättra engagemang och delaktighet i möten på ett enkelt sätt och säkerställa att alla är med, att ni är uppmärksamma på varandras önskemål och behov samt har en gemensam agenda. Metoden är utvecklad av Caitlin Walker och de kallar den Ren Start på svenska. Vill du veta mer om Clean Language - ta kontakt med oss här.
Metoden Ren Start består av tre frågor med följdfrågor. Du ställer frågorna till varje deltagare i tur och ordning. Om ni har tid kan ni fördjupa er med en eller ett par följdfrågor innan ni går till nästa huvudfråga.
1. Vad vill vi
Den första frågan är:
För att det här mötet ska bli riktigt användbart för dig så ska det vara som vad?
Lyssna noga på personens svar. Om det finns tid kan du ställa någon eller några klargörande följdfrågor. Avsluta med att fråga efter ”beviskriterier”, det vill säga:
Vad är det du kommer att se eller höra som visar dig att det har blivit som du vill?
2. Det egna ansvaret
Den andra frågan är:
För att det här mötet ska bli som (det hen svarade på fråga 1), så vill du vara som vad?
Man kan byta ut “vill” mot “behöver” om man tror att det finns motstånd mot att ta ansvar för sig själv i gruppen.
Genom att ställa denna fråga flyttar man ansvaret för att uppnå mötets mål ifrån mötesledaren till varje enskild deltagare. Ställ eventuellt några klargörande följdfrågor och avsluta med att fråga efter beviskriterier igen:
När du är (det hen sa), vad kommer vi att se eller höra då?
3. Stöd för att lyckas
Den tredje frågan är:
För att det här mötet ska bli som (svar på fråga 1) och du vill vara som (svar på fråga 2), vilket stöd behöver du?
Följ upp med några klargörande följdfrågor och fråga efter beviskriterier:
Vad kommer du att se och höra när du får det stöd du behöver?
Ibland hjälper det att skriva upp vad var och en behöver på blädderblock så man kan
komma ihåg det under mötet.
Med de här tre frågorna får ni reda på vad var och en vill. Om det inte stämmer överens
kan ni reda ut det och komma överens. Var och en har formulerat hur den vill vara för att ni ska lyckas och ni vet hur ni hjälper varandra med det.
Tiden för den Rena Starten bör vara proportionell till mötets längd. I början av ett kort möte kanske ni bara tar 30 sekunder per person med de tre frågorna och inga följdfrågor. Eller så kan deltagarna komma med förberedda svar. Ni kan samtala två och två och bara berätta i hela gruppen vilket stöd var och en behöver.
Om det är längre möte, kanske hela dagen, kan det vara värt att ta mer tid så ni verkligen är samstämmiga när ni sätter igång.
Ett exempel
Så här kan det låta i ett verkligt exempel där en chef förbereder sig för ett teambildningsmöte.
Fråga 1.
- Om det här teambildningsmötet ska bli riktigt användbart så ska det vara som vad?
- Något nytt och annorlunda. En utmanande miljö, men fri från rädsla.
- När den är fri från rädsla, var kommer ”fri från rädsla” ifrån?
- Jag kan säga det jag behöver säga, utan att vara rädd för motåtgärder.
- När det är utmanande, vilken slags utmanande är det?
- Det blir som att studsa en tung boll med kraft till varandra och möta utmaningen att fånga den och skicka den vidare.
- Vad är det du kommer att se eller höra som visar dig att det har blivit som du vill?
- Inga Power Point bilder, vi sitter i en jämlik sittning, den som leder ser till att alla får lika
mycket tid att prata. När någon säger något negativt ställer vi minst tre följdfrågor innan vi går vidare, så att vi visar varandra att även om vi tycker det är obekvämt så reder vi ut det.
Fråga 2.
- För att den här teambildningen ska vara som att studsa en tung boll mellan er, så behöver du vara som vad?
- Lämpligt klädd, uppvärmd, medveten om hur tunga en del bollar kan bli, medveten om hur ömtåliga några teammedlemmar kan bli.
- Vilken slags ”ömtålig” är det?
- En del i teamet är ganska mycket på sin vakt och de kommer att behöva en förvarning om att jag kommer att skicka bollen till dem.
- När du är ”lämpligt klädd”, är det något mer med lämpligt klädd?
- Ja, jag menar att jag har det jag behöver för att spela spelet.
- När du är lämpligt klädd, uppvärmd och medveten, vad kommer vi att se eller höra då?
- Jag har alla fakta sammanfattade och redo så jag kan ge deltagarna de svar de vill ha, direkt på plats. Om jag märker att jag har kastat bollen får hårt så att den andra inte kan ta den kommer jag att be om ursäkt och sedan säga ungefär: låt mig försöka säga det lite tydligare.
Fråga 3.
- För att den här teambildningen ska bli som att studsa en tung boll mellan er och du är - uppvärmd och medveten, vilket stöd behöver du?
- Jag behöver veta att alla spelar med.
- När du behöver veta, är det något mer med att behöva veta?
- Jag vill veta vad de andra vill, så jag kan veta vilken slags bollar de kan komma att studsa.
- När du vet att alla spelar med, vad händer sen?
- Vi blir bättre på det. Vi kan kasta hårdare och öva oss, så att när vi är där ute och kämpar
kan vi ta vad som helst som våra motståndare kastar åt oss, för att vi har jobbat så bra tillsammans.
- Vad kommer du att se och höra när du får det stöd du behöver?
- Kan vi dela med oss av det här samtalet? Kanske skriva upp anteckningarna på blädderblock så vi kan gå igenom dem i fikapausen innan vi sätter igång?
Søren Holm, utbildad beteendevetare, med en bakgrund som utbildare, personalchef och VD inom den ideella sektorn, driver sedan 1996 företaget Mastercoach Sverige som stödjer och utvecklar ledare.
Søren var en av de första coacherna i Norden och har spelat en ledande
roll inom coachingbranschen, bland annat som styrelseledamot och vicepresident för International Coaching Federation.
Lena Sobel har en bakgrund som ingenjör, något som kommer väl till pass i ledarträning för tekniker, som till exempel i Expert 2020 – en ledarträning för Specialister (PhD med specialistutnämning). Intresset för grupper och vad grupper kan åstadkomma föddes troligen i Basketspelandet. Vid uttagning till juniorlandslaget var det uppenbart att ett lag kunde åstadkomma mycket mer än vad de individuella spelarna egentligen kunde. Lena arbetar sedan 2000 i Sobel utveckling med UGL, UL, ledarträning samt utveckling av individ, grupp och företag.
Tillsammans har Lena och Søren skrivit den prisvinnande boken Chefen som Coach. Lena är också medförfattare till ”Mentorn, praktisk vägledning” (Natur o Kultur 1994 och 2005) tillsammans med Jöran Hultman.