”Jobba smartare” och ta kommandot över din tid/kalender!

Idag talas det mycket om självledarskap, d v s vår förmåga att leda oss själva, våra beteenden och tankar, mot det vi vill uppnå, den vi vill vara. I arbetslivet är en del av självledarskapet att vara medveten om att vi lägger vår tid på ”rätt saker”, d v s att vi fyller vår arbetsdag med uppgifter och handlingar som styr mot vårt ansvar/roll/uppdrag och den person vi vill vara. "Jag upplever att många inte har eller tar ledarskapet över sin tid, utan upplever sig styrda av att ”alla andra bokar deras kalender”, säger KC Groups chefsutvecklare Karins Kullberg. Läs hennes inlägg om hur du kan ta kommando över din tid.

För mig handlar självledarskapet över tiden/kalendern om:

  • Medvetenhet – Mål, vad är mitt uppdrag? Vart ska jag? Vad fyller jag min dag med? Hur vill jag ha det? Vad kan jag göra för förändringar för att få det som jag vill ha det?

  • Våga välja – att utifrån ovanstående våga säga nej och välja bort saker.

  • Disciplin – hålla i och hålla ut! Har jag nu gjort en prioritering och planering och vet vad som är viktigt – håll i!

  • Mod! Vi behöver vara modiga för att hålla i vår plan och ibland ”säga nej”.

Vi behöver alltså ta kommandot över vår tid/kalender genom att planera och fylla den med ”rätt saker”. Simon Elvnäs (forskare och författaren till boken ”Effektfull”) har studerat 80-talet chefer, intervjuat vad de önskade göra, filmat vad de sedan gjorde och fann väldigt få likheter mellan plan och utfall. Vi har alltså en bild av vad vi ska/bör göra, men gör det inte. En av Simon Elvnäs slutsatser är att vi behöver tydliggöra vad vi ska göra och hålla oss till den planen. Han konstaterar att 2 timmar proaktiv tid ersatte 15 timmar reaktiv tid för dessa chefer. Det finns alltså en hel del tid att vinna på att planera och planering ökar ju sannolikheten att det blir som du vill!

"SNITTDAGEN" Nedan finner du ett verktyg som förhoppningsvis kan vara till hjälp för att medvetandegöra vad du lägger din tid på idag och vad du kan påverka om du vill få till en förändring. Jag använder detta verktyg i coaching med chefer och medarbetare, men också för egen del. Jag kallar verktyget för ”Snittdagen (eller snittveckan)” och det passar framförallt dig som har ett kontorsarbete.


Jag påstår, något förenklat, att vi fyller våra dagar med aktiviteter/uppgifter som kan sorteras under följande områden: MÖTEN – interna eller externa, utbildningar mm, OFÖRUTSETT – akuta ärenden, avbrott, telefon, ”besök” mm, RUTINER – e-posthantering, vissa administrativa uppgifter mm, EGET ARBETE – förberedelser till möten, skriva rapporter, planering mm.

Så sätt dig ner och rita en bild med fyra rutor enligt nedan.


Ta sedan en titt i din kalender och se vilket utrymme respektive del ovan har i din kalender? Om alla delar finns, d v s att det står vad du ska göra, både vilka möten du ska delta på och vad du ska göra av ”eget arbete” samt ev. rutinarbete, så som e-posthantering och annan administration OCH att det finns ”luft” för det oförutsedda – GRATTIS, då kan du sluta läsa här.


Är det så att det endast står olika möten i din kalender? Ja, då är du inte ensam och kan fortsätta läsa. Många jag möter har en kalender som till 70-100% är bokade med möten, kl 08-17. Inte konstigt då att e-post hantering och eget arbete sker efter kl 17 eller före kl 8, tänker jag. Vill du ha det så?

Om inte, reflektera över hur du kan få till en förändring! Hur vill du ha det? Ditt önskade läge?


MÖTEN:

  • Möten är ett fantastiskt verktyg för att driva frågor framåt och skapa resultat och välmående. Men det finns en tendens till att boka möten för allt, vilket inte är effektfullt. Så, kan du säga nej till några möten? Börja med att fråga efter syftet med mötet och vilka förväntningar som finns på dig på mötet – får du luddiga svar kan du med gott samvete tacka nej tänker jag.

  • Kan du göra dina möten mer effektfulla? D v s vet ni varför ni har mötet, pratar ni om ”rätt saker”, bidrar alla, når ni förväntat resultat och ger mötet energi? Det finns studier som visar på att vi skulle kunna minska vår tid i möten med ca 40-50% genom att tydliggöra ovanstående.

OFÖRUTSETT:

  • Vad är det som är ”oförutsett”? Finns det något du kan påverka och förändra till ”förutsett”?

  • Minska dina egna avbrott och öka ditt fokus genom att stänga av olika notiser t ex?

  • Tydliggöra något i era rutiner/processer, så att frågor från medarbetare/kollegor minskar?

  • Fundera över hur ”tillgänglig” du behöver vara – är det ok att stänga av mobilen och e-posten, om du behöver fokusera och inte vill bli avbruten av andra?

RUTINER:

  • E-posten är för många av oss den ”största rutinuppgiften” och den ”kanal” där vi får flertalet av våra arbetsuppgifter. Vi behöver ha koll på flödet och hantera ett antal av dessa mejl dagligen. Om jag kan hantera detta flöde på ett effektivare sätt, kan jag frigöra en hel del tid som jag kan fylla med viktigare uppgifter.

  • Ett sätt är att hantera e-posten vid ett fåtal (1-3) tillfällen under dagen och inte hela tiden som det dyker upp ett nytt mejl i inkorgen. (Tips: stäng av notiser om nytt mejl)

  • När du väl hanterar dina mejl, använd dig av ”Besluta Nu!”, d v s så fort du har öppnat ett mejl, fatta beslut om du ska KASTA, SPARA eller GÖRA något med just det mejlet. Om du blir duktig på att KASTA och SPARA (i mapp/mappar) är du på god väg att få bättre koll på flödet och skapa fokus på de mejl du måste göra något med.

  • Finns det andra administrativa uppgifter som du kan effektivisera? Ta hjälp? Klumpa ihop till ett tillfälle i veckan istället för lite då och då t ex?

EGET ARBETE:

  • Jag upplever att många inte ”har tid” till detta under sin arbetsdag, utan gör det efter arbetstid eller inte alls, vilket kan leda till ”dåliga möten” som bara äter tid, då man inte hunnit förbereda sig t ex.

  • En stor hjälp är att ”skapa” tid under arbetsdagen genom att skriva in i kalendern ”eget arbete”, d v s VAD du ska göra och NÄR du ska göra det samt uppskatta den tid du behöver till uppgiften och avsätta den tiden i din kalender. Om du gör detta framåt i tiden, kommer antalet möten att minska – de får ju inte plats!

Så fundera över hur mycket tid i timmar du lägger på de olika områden ovan, per dag eller per vecka, - har du behov av att förändra till ett ”önskat läge”? Reflektera i så fall över vad du kan påverka genom tipsen ovan, så är min förhoppning att du ”tar kommandot” och självledarskapet över din kalender! Att du upplever större kontroll och därmed minskar ev. stress som kommer på köpet!


Jag hoppas att både ditt resultat och välmående ökar efter ovanstående reflektion och aktion! Varmt lycka till!



Karin Kullberg, är ICF Associate Certified Coach (ACC) och diplomerad Professional Certified Coach (PCC).

Karin är även utbildad inom teamcoaching och neuroledarskap. Hon jobbar med att utveckla team utifrån ett antal olika verktyg, så som analyser av individernas beteenden, drivkrafter och EQ för att se hur det påverkar samspelet. Hon jobbar också med Susan Wheelans modell för att skapa högpresterande team.

Karin är civilingenjör i grunden och har jobbat 15 år i olika roller och branscher, framförallt IT- och telecom. Hon har även jobbat med utbildning och coaching inom ”effektivitet” under 10 år, och bidragit till att tusentals ledare och medarbetare har bättre koll på sin arbetsvardag med fokus på rätt saker, bl a e-post hantering och möten samt planering och prioritering för fokus.

Karin jobbar för att bidra till ett mer effektfullt och hållbart arbetsliv. Boka henne här.

Vi använder cookies för att tillhandahålla de tjänster och funktioner som erbjuds på vår hemsida, och för att ge våra användare en bra upplevelse. Läs mer