Just nu är vi många som jobbar hemifrån, antingen frivilligt eller för att vi inte får gå till jobbet. Tusentals fysiska möten har ställts sedan en lång tid tillbaka, för att istället utföras virtuellt. Behovet av att kommunicera med varandra, mötas och ta tillvara på varandras kompetenser består oavsett format. Läs KC Groups erfarne teamcoach Andy Troedssons tips för virtuella möten.
Att leda, och vara en aktiv deltagare i virtuella möten kan vara krävande. Särskilt om man är ovan. Men även vana ledare av virtuella möten kan behöva lite tips.
Här kommer 5 enkla fast likväl viktiga tips från Andy:
Se till att ni har överenskommelser om hur ni ska bete er mot varandra under mötena, vad syftet är för mötet och gå igenom de olika punkterna på dagordningen. Diskutera hur ni hanterar när någon bryter mot reglerna, t ex pratar alldeles för länge.
Lägg lite tid på att checka in alla deltagare. Var är du, hur mår du, hur går det? Det bidrar till engagemang och psykologisk trygghet – så att alla vågar bidra i mötet.
Det gäller att tiden på mötet används effektivt. Lägg inte tid på att redovisa saker som skulle ha kunnat skickas ut skriftligen. Ställ krav på att alla gör skriftliga rapporter, och att alla har läst alla rapporter innan.
Se till att kontinuerligt aktivera samtliga deltagare. Alla ska vara engagerade minst var 5:e minut, annars tappar man engagemang och fokus. Det kan vara så enkelt som att alla aktivt måste säga ja, och vad det betyder för just dem, när ni fattar ett beslut. Annars är det bra att bryta upp mötet i mindre grupper ibland, om man är många och kommunikationsverktyget tillåter det.
Ha hellre korta och många möten än långa. Gör korta inspel och avbryt dem som blir för långrandiga. Kör ett kort morgonmöte, diskutera vad som behöver göras och stäm av i slutet av dagen. Ägna tiden åt att utvärdera, diskutera och fatta kloka beslut.
Lycka till med era virtuella möten!
Anders "Andy" Troedsson, TCI-certifierad teamcoach (CTPC) och ICF-certifierad ledarskapscoach arbetar med att öka teameffektiviteten och stötta ledare att bli ännu bättre på att leda team. För tillfället coachar han framgångsrikt många team inom offentlig sektor, bl a på Migrationsverket.
Andy har 30 års egen erfarenhet som chef och ledare inom stora företag som Ericsson och Volvo. Han är en uppskattad talare och erbjuder gärna kortare interaktiva frukost- och lunchseminarier om systemintelligens.
Förra året kom han ut med boken ”Att leda team – 60 tips som höjer din systemintelligens" som han skrivit tillsammans med kollegan Peter Englén.